MODEL FILE DATAR
Pendekatan file datar seringkali dihubungkan dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang diimplementasikan paada akhir tahun 1960 hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan digantikan dengan sistem manajemen data basis modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi sistem warisan.
Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.
Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang sama untuk berbagai tujuan yang berbeda, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Figur 1 menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan dapat disajikan ke tiga pengguna yang berbeda pada perusahaan ritel barang-barang yang tahan lama (durable goods). Fungsi akuntan membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk untuk menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan. Fungsi pemasaran membutuhakan data sejarah penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual upgrade produk. Kelompok perbaikan produk membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan produk dan dibentuk untuk tanggal perbaikan yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat kontrak purnajual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan, pencegahan, serta untuk menawarkan penjualan perjanjian perbaikan.
Figur 1 Model File Data
Pengguna Aplikasi yang berdiri sendiri Rangkaian Data
Milik Pengguna
Sistem penagihan/ piutang usaha
Akuntansi
Sistem promosi produk
Pemasaran
Sistem penjadwalan perbaikan
Perbaikan Produk
Redundansi data yang ditunjukkan dalam contoh ini berkontribusi pada beberapa masalah yang signifikan dalam lingkungan file datar, antara lain:
1. Penyimpanan Data (Data Storage)
Sistem informasi yamg efisien hanya menangkap dan menyimpan sekali serta membuatnya menjadi sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang membutuhkannya. Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk memenuhi kebutuhan pribadi para pengguna, perusahaan harus menanggung biaya baik untuk prosedur pengumpulan maupun penyimpanan yang dilakukan beberapa kali. Beberapa data yang biasanya digunakan bersama dapat diduplikasi sebanyak lusianan, ratusan, atau bahkan ribuan kali.
2. Pembaruan Data (Data Updating)
Perusahaan memiliki banyak sekali data yang disimpan dalam berbagai file dan yang membutuhkan pembaruan (update) berkala untuk mencerminkan berbagai perubahan. Contohnya, perubahan atas nama atau alamat pelanggan harus tercermin dalam file master yang sesuai. Ketika pengguna menyimpan file sendiri-sendiri, semua perubahan tersebut harus dilakukan secara terpisah oleh tiap pengguna. Hal ini secara signifikan menambah pekerjaan dan biaya untuk manajemen data.
3. Kekinian Informasi (Currency of Information)
Kebalikan dari masalah dalam melakukan pembaruan beberapa kali adalah masalah kegagalan untuk memperbarui semua file pengguna yang akan terpengaruh jika ada perubahan dalam statusnya. Jika informasi yang terbaru tidak disebarluaskan secara tepat, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluarsa.
4. Dependensi Pekerjaan-Data
Masalah lainnya dalam pendekatan file datar adalah ketidakmampuan penggunaanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah. Masalah ini disebut sebagai dependensi pekerjaan-data (task-datadependency). Rangkaian informasi milik pengguna dibatasi oleh data yang dimiliki serta yang dikendalikannya. Para pengguna bertindak secara independen, bukan sebagai anggota dari sebuah komunitas pengguna. Dalam lingkungan semacam ini, sangat sulit untuk membuat mekanisme pengguna data bersama. Oleh karenanya, kebutuhan informasi baru cenderung dipuaskan melalui mendapatkan file data baru. Hal ini membutuhkan waktu, menghambat kinerja, menambah redundansi data, serta membuat biaya manajemen data menjadi makin tinggi.
5. File Flat Membatasi Integrasi Data
Pendekatan file data adalah model berpandangan tunggal. Berbagai file akan distruktur, diformat, dan diatur agar sesuai kebutuhan khusus pemilik atau pengguna utama data tersebut. Akan tetapi, strukturisasi semacam ini dapat tidak memasukkan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data di perusahaan. Contohnya, karena fungsi akuntansi adalah pengguna utama data akuntansi, maka data ini seringkali ditangkap, diformat, dan disimpan untuk mengakomodasi laporan keuangan. Akan tetapi, struktur ini dapat tidak berguna bagi pengguna data akuntansi lain diperusahaan (yang diluar akuntansi), seperti fungsi pemasaran, keuangan, produksi, dan rekayasa. Para pengguna ini diberikan tiga pilihan: a.) tidak menggunakan data akuntansi untuk mendukung keputusan, b.) memanipulasi dan membentuk struktur data ynag sekarang agar memenuhi kebutuhan unik tiap pengguna, atau c.) mendapatkan rangkaian data tambahan khusus serta menanggung masalah biaya dan operasional yang berkaitan dengan redundansi data.
Meskipun memiliki banyak keterbatasan, file datar masih digunakan di banyak perusahaan untuk system buku besar dan keuangan lainnya.
Pendekatan file datar seringkali dihubungkan dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang diimplementasikan paada akhir tahun 1960 hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan digantikan dengan sistem manajemen data basis modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi sistem warisan.
Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.
Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang sama untuk berbagai tujuan yang berbeda, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Figur 1 menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan dapat disajikan ke tiga pengguna yang berbeda pada perusahaan ritel barang-barang yang tahan lama (durable goods). Fungsi akuntan membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk untuk menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan. Fungsi pemasaran membutuhakan data sejarah penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual upgrade produk. Kelompok perbaikan produk membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan produk dan dibentuk untuk tanggal perbaikan yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat kontrak purnajual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan, pencegahan, serta untuk menawarkan penjualan perjanjian perbaikan.
Figur 1 Model File Data
Pengguna Aplikasi yang berdiri sendiri Rangkaian Data
Milik Pengguna
Sistem penagihan/ piutang usaha
Akuntansi
Sistem promosi produk
Pemasaran
Sistem penjadwalan perbaikan
Perbaikan Produk
Redundansi data yang ditunjukkan dalam contoh ini berkontribusi pada beberapa masalah yang signifikan dalam lingkungan file datar, antara lain:
1. Penyimpanan Data (Data Storage)
Sistem informasi yamg efisien hanya menangkap dan menyimpan sekali serta membuatnya menjadi sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang membutuhkannya. Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk memenuhi kebutuhan pribadi para pengguna, perusahaan harus menanggung biaya baik untuk prosedur pengumpulan maupun penyimpanan yang dilakukan beberapa kali. Beberapa data yang biasanya digunakan bersama dapat diduplikasi sebanyak lusianan, ratusan, atau bahkan ribuan kali.
2. Pembaruan Data (Data Updating)
Perusahaan memiliki banyak sekali data yang disimpan dalam berbagai file dan yang membutuhkan pembaruan (update) berkala untuk mencerminkan berbagai perubahan. Contohnya, perubahan atas nama atau alamat pelanggan harus tercermin dalam file master yang sesuai. Ketika pengguna menyimpan file sendiri-sendiri, semua perubahan tersebut harus dilakukan secara terpisah oleh tiap pengguna. Hal ini secara signifikan menambah pekerjaan dan biaya untuk manajemen data.
3. Kekinian Informasi (Currency of Information)
Kebalikan dari masalah dalam melakukan pembaruan beberapa kali adalah masalah kegagalan untuk memperbarui semua file pengguna yang akan terpengaruh jika ada perubahan dalam statusnya. Jika informasi yang terbaru tidak disebarluaskan secara tepat, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluarsa.
4. Dependensi Pekerjaan-Data
Masalah lainnya dalam pendekatan file datar adalah ketidakmampuan penggunaanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah. Masalah ini disebut sebagai dependensi pekerjaan-data (task-datadependency). Rangkaian informasi milik pengguna dibatasi oleh data yang dimiliki serta yang dikendalikannya. Para pengguna bertindak secara independen, bukan sebagai anggota dari sebuah komunitas pengguna. Dalam lingkungan semacam ini, sangat sulit untuk membuat mekanisme pengguna data bersama. Oleh karenanya, kebutuhan informasi baru cenderung dipuaskan melalui mendapatkan file data baru. Hal ini membutuhkan waktu, menghambat kinerja, menambah redundansi data, serta membuat biaya manajemen data menjadi makin tinggi.
5. File Flat Membatasi Integrasi Data
Pendekatan file data adalah model berpandangan tunggal. Berbagai file akan distruktur, diformat, dan diatur agar sesuai kebutuhan khusus pemilik atau pengguna utama data tersebut. Akan tetapi, strukturisasi semacam ini dapat tidak memasukkan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data di perusahaan. Contohnya, karena fungsi akuntansi adalah pengguna utama data akuntansi, maka data ini seringkali ditangkap, diformat, dan disimpan untuk mengakomodasi laporan keuangan. Akan tetapi, struktur ini dapat tidak berguna bagi pengguna data akuntansi lain diperusahaan (yang diluar akuntansi), seperti fungsi pemasaran, keuangan, produksi, dan rekayasa. Para pengguna ini diberikan tiga pilihan: a.) tidak menggunakan data akuntansi untuk mendukung keputusan, b.) memanipulasi dan membentuk struktur data ynag sekarang agar memenuhi kebutuhan unik tiap pengguna, atau c.) mendapatkan rangkaian data tambahan khusus serta menanggung masalah biaya dan operasional yang berkaitan dengan redundansi data.
Meskipun memiliki banyak keterbatasan, file datar masih digunakan di banyak perusahaan untuk system buku besar dan keuangan lainnya.
0 komentar:
Posting Komentar